Проблема подтверждения стажа и среднего заработка из-за утраченных документов чаще всего возникает за периоды, приходящиеся на 90-е годы прошлого века. Ликвидация государственных предприятий, их приватизация и создание коммерческих структур сопровождались большой неразберихой. При закрытии организаций многие работодатели не передавали данные о своих работниках в архивы, иногда просто уничтожая важные кадровые и бухгалтерские документы. В итоге спустя десятилетия людям отказывают в назначении пенсий или оформляют выплаты в существенно меньшем размере, чем они реально заработали.

Восстановить свои права в такой сложной ситуации непросто, но во многих случаях возможно. Для назначения справедливой пенсии рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий.

Даже если вы точно знаете, что необходимые вам документы за конкретные периоды не сохранились, необходимо получить письменное подтверждение этого факта. Если организация, где вы были трудоустроены, ещё существует, работает её правопреемник или вышестоящая организация, за выдачей необходимых документов необходимо обращаться туда. При полной ликвидации предприятия потребуется направлять запросы в муниципальный архив при местной администрации. Документы хранятся в архиве по месту нахождения юридического лица. Если вы трудились в филиале или обособленном подразделении, нужные вам документы должны быть переданы на хранение в архив по месту нахождения головной организации.

Подать запрос на получение архивных документов можно как лично, так и направив его по почте, в том числе электронной. Запрос составляется в произвольной форме, но для принятия его к исполнению в нём обязательно должны быть указаны:

Запрос можно подать самому либо через представителя по доверенности. В выдаче сведений о других гражданах без оформления доверенности от их имени будет отказано.

Ваш запрос должен быть исполнен не позднее 30 дней с момента его регистрации. Поэтому, если вы направляете его почтой, к этому сроку необходимо прибавить время на пересылку корреспонденции.

В случае получения из архива нужных вам документов останется только предоставить их в ПФР для учёта при оформлении будущей пенсии. Если же документы в архив на хранение не поступали, вам будет направлена архивная справка об их отсутствии за требуемый вами период.

Далее следует выяснить причину, по которой документы о работе и заработке не сохранились. От этого будут зависеть дальнейшие пути решения проблемы.

Утрата документов могла произойти по причине стихийного бедствия. Сюда относятся наводнения, пожар, землетрясения и другие явления чрезвычайного характера. В этом случае вам нужно обратиться в государственный или муниципальный орган (территориальные подразделения МЧС или Гидрометеослужбы), на территории которого произошло стихийное бедствие, за подтверждающей справкой. В ней должны быть указаны точное число, месяц, год и характер стихийного бедствия. Также потребуется получить у бывшего работодателя, его правопреемника или вышестоящей организации, если они продолжают работать, справку, подтверждающую факт утраты необходимых вам документов в связи со стихийным бедствием, а также невозможность их восстановления.

При утрате документов по иным причинам, в которых нет вины работника (небрежное хранение, повлекшее хищение или гибель, умышленное уничтожение и тому подобные случаи), нужно получить документ, подтверждающий этот факт, у бывшего работодателя (его правопреемника или вышестоящей организации) либо в ином органе (например, из полиции о хищении).

При утрате документов стаж можно подтвердить показаниями свидетелей. Но к учёту могут быть приняты только периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (то есть до 1 января 2002 года), имевшие место на территории Российской Федерации. От причины утраты документов зависят требования к свидетелям и продолжительность стажа, который они могут подтвердить.

1. Утрата в связи со стихийным бедствием. В этом случае стаж работы могут подтвердить два и более свидетеля, которые знают вас по совместной работе. К учёту будет принят весь подтверждённый свидетельскими показаниями стаж — без каких-либо ограничений по времени.

2. Утрата по иным причинам. В таких ситуациях требования более жёсткие: свидетелями могут быть два и более человека, которые не только знают вас по совместной работе, но и имеют на руках документы, подтверждающие факт трудоустройства на предприятии в одно с вами время (например, трудовая книжка, договор, решение суда). Продолжительность стажа, подтверждённая такими показаниями, не может превышать половины страхового стажа, требуемого для назначения пенсии. Так, если в 2022 году для оформления страховой пенсии по старости требуется не менее 13 лет стажа, свидетельскими показаниями можно подтвердить не более шести с половиной лет.

Обратите внимание, что характер работы (например, тяжёлые или вредные условия труда), размер заработка и стаж после 2002 года свидетельскими показаниями подтвердить не получится.

Установление стажа на основании показаний свидетелей производится решением Пенсионного фонда. Для принятия такого решения вам нужно подать в территориальное отделение ПФР по месту своего жительства заявление об установлении периодов работы, в котором указать периоды, требующие подтверждения, и данные свидетелей, которых вы просите допросить (ФИО, адрес, телефон). К заявлению потребуется приложить собранные ранее документы: справки о стихийном бедствии, причинах утраты документов, отсутствии архивных данных (шаг 2 и 3).

ПФР создаёт специальную комиссию, которая заслушивает указанных вами свидетелей. Свидетели вызываются в территориальное отделение ПФР по месту назначения вам пенсии. При отдалённости проживания свидетеля его опрос может быть проведён территориальным отделением ПФР по месту его жительства. Если свидетель не может явиться в ПФР по состоянию здоровья или другим уважительным причинам (например, в силу преклонного возраста), допускается предоставление его показаний в письменном виде. Такие показания должны быть заверены нотариусом или сотрудником ПФР.

Если один из свидетелей даёт показания о вашей совместной работе за больший период, чем другой, ПФР примет к учёту стаж, подтверждённый обоими свидетелями. Например, первый свидетель работал с вами с 5 марта 1993 года по 8 сентября 1998 года, а второй — с 1 апреля 1995 года по 18 декабря 2001 года. В таком случае подтверждённым будет считаться период с 1 апреля 1995 года по 8 сентября 1998 года.

В случае официального отказа ПФР в установлении стажа по показаниям свидетелей необходимо обращаться в суд с требованием об установлении периодов работы. Если вы не согласны со временем, который ПФР зачёлпосле допроса свидетелей, нужно подавать иск о включении спорных периодов в пенсионный стаж.

С течением времени найти свидетелей становится всё сложнее: одни переезжают, другие уходят из жизни. Нет необходимости ждать, когда наступит пора выходить на заслуженный отдых. Обратиться в ПФР для установления периодов работы на основании показаний свидетелей можно в любой момент до возникновения права на пенсию, даже за несколько лет до этого момента.

Как уже говорилось выше, свидетельскими показаниями нельзя подтвердить заработную плату.  После регистрации всех работающих граждан в системе обязательного пенсионного страхования (с 1 января 2002 года) при оформлении пенсии периоды работы подтверждаются на основе индивидуального (персонифицированного) учёта. После указанной даты размер зарплаты напрямую на расчёт пенсии не влияет, так как она рассчитывается исходя из размера страховых взносов, перечисляемых в ПФР работодателем за своих работников. А вот исчисление пенсии за периоды работы до 1 января 2002 года производится исходя из среднемесячного заработка, поэтому размер зарплаты за это время имеет большое значение.

ПФР в качестве подтверждения размера заработка принимаются первичные бухгалтерские документы (лицевые счета, расчётно-платёжные ведомости на выдачу заработной платы и прочее). При их утрате допускается предоставить ПФР документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на конкретном предприятии. Это учётные карточки членов партии, профсоюза или комсомола, партийные, профсоюзные и комсомольские билеты, расчётные книжки и расчётные листы, а также приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод конкретно о вашем заработке.

Члены КПСС, профсоюза и комсомола обязаны были ежемесячно вносить членские взносы, которые устанавливались, как правило, в процентах от месячного заработка. Размер взносов указывался в карточке или билете, что позволяет определить конкретный размер заработка, получаемый именно вами. Несмотря на официально данные Минтрудом разъяснения по этому вопросу, территориальные органы ПФР нередко отказывают в принятии указанных документов для подтверждения заработка. В этом случае отказ необходимо обжаловать в вышестоящий орган ПФР или суд.

Некоторые граждане для косвенного подтверждения своего дохода предоставляют ПФР или суду справки из органов статистики с указанием среднестатистической зарплаты за указанный период или документы своих коллег об их заработке. Однако для расчёта пенсии должна приниматься только ваша индивидуальная заработная плата, размер которой зависит от целого ряда обстоятельств. Например, от продолжительности отработанного времени, объёма работы, квалификации и разряда, времени болезни и учёбы, поощрений и дисциплинарных взысканий. Поэтому никакие усреднённые показатели по организации, региону или отрасли, сведения о тарифных ставках и окладах по аналогичным должностям, в том числе и ваших коллег, работавших одновременно с вами, не могут использоваться для подтверждения именно вашего среднемесячного заработка для установления размера пенсии.

На работодателе лежит обязанность своевременно оформлять необходимые для назначения пенсии документы о стаже работы и заработке, предоставлять их в органы пенсионного обеспечения, а при ликвидации организации — передавать на хранение в архив. Утрата или неполное предоставление работодателем в архивные органы документов, необходимых для назначения пенсии, может повлечь отказ в её оформлении или расчёт в меньшем размере.

Если не представляется возможным подтвердить стаж работы или заработную плату показаниями свидетелей и косвенными документами, вам не смогут назначить пенсию по наиболее выгодному варианту. Тем самым вам причиняется материальный ущерб, который можно взыскать с виновных лиц (недобросовестных работодателей) или их правопреемников в судебном порядке. Органы ПФР обязаны оказать вам содействие в определении причинителя вреда и предъявлении к нему исковых требований. Ущерб взыскивается в размере разницы между фактически выплачиваемой и полагающейся к выплате пенсии.